Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı

Kulüp Güncellemek İçin Gerekli Bilgiler

Faaliyetlerine devam etmek isteyen Üniversitemiz öğrenci kulüplerinin her yıl 15 Mayıs gününe kadar güncelleme evraklarını kulüp danışmanının bağlı olduğu akademik birime teslim ederler. Akademik birimler tarafından güncelleme evrakları üstyazı ile Rektörlük makamına gönderilir.                      

KULÜP GÜNCELLEME İŞLEMLERİ;

Gerekli Belgeler;

* Danışman / Danışman Yardımcısı Kabul Formu - (Sistemden Doldurulduktan Sonra Çıktı Alınacak)

* Genel Kurul Sonuç Bildirimi Formu - (Sistemden Doldurulduktan Sonra Çıktı Alınacak) (Çıktı alındıktan sonra imzalanması ve vesikalık fotoğraf yapıştırılması gerekmektedir.)

* Faaliyet Planı - (Sistemden Doldurulduktan Sonra Çıktı Alınacak)

* Faaliyet Raporu - (Sistemden Çıktı Alınacak) Dönem içerisinde gerçekleştirilen etkinliklerin listesi. Genel Kurul öncesi Kulübünüzün başkanlığını yapan üye ve Danışman imzası bulunmalıdır.

* Tüzük - (Sistemden Doldurulduktan Sonra Çıktı Alınacak)

* İç Denetim Formu - Genel Kurul öncesi üyeniz olan Denetim Kurulu Asil üyelerinin ve Danışmanın imzasının bulunduğu evraktır. Genel Kurul öncesi çıktı alınıp hazırlanması gerekir. İlgili dosyanın Aşağıda linki bulunmaktadır.

* Kulüp Üye Kayıt Formu ÖrneğiDönem boyunca kulübünüze üye yaptığınız üniversitemiz öğrencilerine ait bilgilerin yer aldığı Formların asılları kulüpte kalacak, örnekleri güncelleme evrakları iile beraber teslim edilecek.

* Karar Defteri Örneği - Dönem boyunca Yönetim Kurulu olarak almış olduğunuz kararları yazdığınız Karar Defterinin aslı kulübünüzde kalacak dönem içerisinde alınmış kararların örnekleri güncelleme evrakları iile beraber teslim edilecek. (Kararlarda Yönetim Kurulu Asil Üyeleri ve Kulüp Danışmanı imzası zorunludur.)

* Öğrenci Belgeleri - Yeni Seçilen Yönetim ve Denetim Kurulu üyelerinize ait öğrenci belgeleri ilgili Akademik Birimlerden alınarak güncelleme evrakları iile beraber teslim edilecek. (E-Devletten, Yök'ten alınma öğrenci belgeleri kabul edilmeyecektir.)

 

Genel Kurul Öncesi Hazırlanması Gereken iki Adet Form bulunmaktadır.

* Faaliyet Raporu (Faaliyet raporu dönem içerisinde gerçekleştirilen etkinliklerin şu anki kulüp başkanı ve danışmanın imzası ile genel kurula sunulan rapordur. Sistemimiz üzerinden online olarak hazırlanacaktır. Genel Kurul yapılmadan önce şu anki Kulüp Başkanı, Yardımcısı veya Sekreteri sksfit.com üzerinden sisteme giriş yaptıktan sonra, kulüpler menüsünden Etkinlik Başvurularım linki tıkladığında karşınıza Faaliyet Raporu butonu gelecektir. Çıktı alabilirsiniz.)

* İç Denetim Formu (İç Denetim Formu denetim kurulu asil üyeleri tarafından hazırlanması gereken formdur. Aktif olan Denetim ve Yönetim kurulu üyelerinizin tamamını sksfit.com sitemiz üzerinden sisteme giriş yaptıktan sonra görebilirsiniz.. İndirmek için tıklayınız..)

* Diğer Belgeler sistem üzerinden doldurulacak ve çıktı alınacak olup, daha sonra ilgili link buradan ilan edilecektir.

Kurullar hakkında kısa bilgilendirme;

 - Genel Kurul -> En yetkili organ olup, kulübe üye olan bütün öğrencileri kapsar.. Olağan genel kurul her yıl Mayıs ayının ilk haftası yapılması gereklidir. Toplantı yeter sayısı tüm üyelerin yarıdan bir fazlasıdır. Örneğin 200 üyesi olan bir kulüp, en az 101 kişi ile genel kurul toplayabilir.

- Yönetim Kurulu -> Genel Kurulda yapılan seçimlerle belirlenmiş 7 Asil 5 Yedek üyeden oluşur. Yönetim Kurulu Başkanı, Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı, Yönetim Kurulu Sekreteri bu 7 asil üyenin içindedir. Yönetim kurulu, kulübün yürütme organıdır. Yönetim kurulu üyeleri, genel kurul tarafından bir yıl için seçilirler.

- Denetim Kurulu -> Genel Kurulda yapılan seçimle belirlenmiş 3 Asil 3 Yedek üyeden oluşur. Denetim kurulu, kulübün iç denetim organıdır. Denetim kurulu üyeleri genel kurul tarafından bir yıl için seçilirler.

DİKKAT !

Güncelleme işlemleri için Danışman ve Danışman Yardımcısı bilgilerinin güncel olması gerekmektedir. Danışman veya Danışman Yardımcısı değişikliği olacaksa Genel Kurul öncesi bu değişiklikler yapılmalıdır. 

Kulüp Danışmanı veya Kulüp Danışman Yardımcısı değişikliği dönem içerisinde yapılabilir mi? *

Evet.

Kulüp Danışmanı veya Danışman Yardımcısı, Danışmanı veya Yardımcısı olduğu Kulübün YÖNETİM KURULUNA hitaben istifa dilekçesi yazar ve kulübün yönetim kuruluna iletir. Dilekçede, istifa nedeni, güncel tarih ve ıslak imza bulunmalıdır.

Kulüp Yönetim Kurulu toplanarak istifa dilekçesini değerlendirir, talebin uygun görüldüğü ve yerine hangi öğretim üyesinin Danışman veya Danışman Yardımcısı olarak görevlendirildiği karara bağlanarak Karar Defterine açık olarak yazılır. Karar Defterinde bulunan sayfada, güncel tarih, karar sayısı ve toplantının başlığı bulunmalıdır. Alınan karara Yeni Kulüp Danışmanı ve Yönetim Kurulu Asil Üyeleri imza atar. Kararda herhangi bir yedek üye veya üye veya denetim kurulu üyeleri imza atamaz.

Son olarak, Gerekli Formlar sayfasından indirebileceğiniz Danışman/Danışman Yardımcısı kabul formu doldurulup (Danışman veya Yardımcısına ait güncel Cep Telefonu ve güncel e-mail adresi bildirilmesi zorunludur.) ilgili Danışman veya Danışman Yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra, tüm belgeler Fakülteniz üzerinden Daire Başkanlığımıza gönderilmesi gerekmektedir.

Fakülteniz üzerinden Başkanlığımıza göndereceğiniz evraklar;

* Danışman veya Yardımcısına ait istifa dilekçesi

* İstifanın kabul edildiğine ve yeni görevlendirilen Danışman veya Danışman Yardımcısı bilgilerine ilişkin Karar Defteri Örneği

* Danışman/Danışman Yardımcısı Kabul Formu

Bu sayfa Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından en son 08.05.2019 13:50:39 tarihinde güncellenmiştir.