Öğrenci Kulüp Kurulş İşlemleri Genel Bilgilendirme

1- Yönergemiz gereği her yıl Ekim ayı içerisinde yeni öğrenci kulübü başvuruları yapılabilmektedir. Başvuru işlemleri 2019 yılından itibaren esks sitemimiz üzerinden online olarak yapılmaktadır. Pandemi sürecinden itibaren ise herhangi bir çıktı almadan bütün süreçler online olarak yürütülmektedir.

2- Kulüp kuruluş işlemleri esks sistemimiz içerisinde yer alan https://esks.marmara.edu.tr/kulupislemleri sayfası üzerinden yürütülmektedir.

3- Yönergemiz içeriğinde kulüp kuruluş işlemleri detaylı olarak anlatılmıştır. Bu aşamalarda verilecek bilgiler özet ve bilgilendirme amaçlı olup, yönergemiz içeriği dikkate alınmalıdır.

4- Öğrenci kulüplerimiz 18 üye ile kurulur. Yönetim ve Denetim olmak üzere 2 ayrı kurula sahip olan kulüplerimiz Kurullarını 12 Yönetim Kurulu Üyesi (7 Asil 5 Yedek), 6 Denetim Kurulu Üyesi (3 Asil 3 Yedek) olarak oluşturulmalıdır.

5- Yönetim Kurulu Asil üyeleri kendi arasından 1 üyeyi Yönetim Kurulu Başkanı (Kulüp Başkanı), 1 üyeyi Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı (Kulüp Başkan Yardımcısı) ve 1 üyeyi de Yönetim Kurulu Sekreteri (Kulüp Sekreteri) olarak belirler. Bu yetkililerin görevleri yönergemizde detaylı olarak anlatılmıştır.

6- Kulüp İşlemleri sayfasında sisteme bilgilerin giriş işlemlerinden Kulüp Sekreteri sorumludur. 

7- Yönergemiz gereği kulüplerimizin 1 Danışman, 1 Danışman Yardımcısının bulunması zorunludur. Üniversitemiz öğretim üyeleri arasından belirlenecek danışman ve danışman yardımcısını Kulüp Yönetim Kurulu atar. Danışman ve danışman yardımcısı da esks sistemi üzerinden danışmanlıklarını kabul ettiklerini onaylar.

8- Bir öğrenci sadece bir kulübün yönetim veya denetim kurulu üyeleri arasında yer alabilir.

9- Disiplin cezası bulunan öğrenci kulüp yönetim veya denetim kurulu üyesi olamaz.

10- Yüksek lisans öğrencileri kulübe üye olabilir ancak yönetim veya denetim kurulu üyesi olamazlar.

11- Aktif kulüp listesinde yer alan kulüp ismi ile yeni kulüp başvurusunda bulunulamaz.

Sisteme Giriş İşlemleri

1- Kulüp sekreteri öncelikle kendisini sisteme kaydeder.

2- Daah sonra yönetim ve denetim kurulu üyelerini sisteme görevleri ile beraber ekler. Kurul üyelerinin BYS sisteminde yer alan e-mail adreslerine görevlerini onaylamaları için onay maili gönderilecektir. Onay verilmediği takdirde işlemler tamamlanamaz.

3- BYS sisteminde cep telefonu ve e-mail adresi bulunmuyorsa ilgili öğrenci kurul üyesi olarak eklenemez. İletişim bilgileri bulunmayan öğrenci BYS sisteminde "İletişim Bilgileri" alanında gerekli bilgileri güncellemesi gerekmektedir.

4- Kulüp tüzüğünde yer almak üzere kulüp amacı girilmelidir. Kulüp amacı içeriğinde, kulübün neden kurulduğu, faaliyetlerinin ne olduğu genel manasıyla anlatılacak ve kulüp değerleri belirtilecektir.

5- Kulüp kurulduktan sonra gerçekleştirmeyi planladığı en az 5 etkinliği Faaliyet Planı alanına eklemelidir.

6- Kulüp hangi alanlarda faaliyet göstereceğini en az 3 alan belirterek sisteme girmelidir. Faaliyet alanı ile Faaliyet planı karıştırılmamalıdır. Faaliyet alanı çerçeveyi belirler, genel bir ifadedir.

7- Kulüp varsa logo ve sosyal medya hesap bilgilerinin tamamını eklemelidir.

8- Kulüp türkçe isim kullanılması zorunludur. Bu isim yanında yabancı dilde de isim eklenebilir.

9- Girişler ve kurul üyeleri onayı tamamlandıktan sonra, önce danışman yardımcısına ve daha sonra kulüp  danışmanına online olarak bilgilerin onaya gönderilmesi gerekmektedir.

10- Danışmanlar tarafından onay verildikten sonra Danışmanın bağlı bulunduğu birim yetkililerine online olarak onay gönderimi yapılmalıdır. Göndeirm yapıldığında önce Fakültelerde Fakülte Sekreteri, Dekan, Yüksekokullarda, Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü gönderilen başvuruyu onaylamalıdır.

11- Birim yetkileri tarafından online olarak onay işlemleri tamamlandığında başvurunuz Başkanlığımıza ulaşmış olacaktır. Başvurular ön kontrol sonrası değerlendirilmek üzere Öğrenci Kulüpleri Koordinasyon Kuruluna sunulur.